導入事例について教えてください。 京都外国語大学 中原 学 様

京都外国語大学様で2021年から稼働中の「チームシンク」について、総務部情報システム課の中原学様に導入までの経緯や導入効果、今後に期待することまでインタビューさせていただきました。

当大学でも、コロナ禍の影響で2020年の4月からオンライン授業を開始する必要が出てきたため、まずは導入ツールを検討するためのチームを発足しました。そこからチームメンバーで話し合いを繰り返し、いくつか挙がった候補の中から、課題提出やファイル共有などを含めて統合的な使い方ができるMicrosoft Teams（以下Teams）を最終的に採用しました。 候補の中にはGoogleMeetやzoomもありましたが、まずGoogleMeetは中国で使えないとわかったため断念。zoomに関しては、当時こそ無料で使えましたがそれがいつまで継続されるか不透明だったことや、授業を行う先生ご自身でオンライン授業を実施していただく必要があったため採用を見送りました。 その点、Teamsであればオンライン授業を職員側でコントロールすることが可能です。ただし、事前に授業、受講者、先生方の情報を登録する必要がありました。教務システム上で使用していた各個人のデータを1つ1つ手作業で登録するわけですから、当然、膨大な作業になります。ただでさえ大変なのに、登録結果がTeamsへ反映されるまで3日程度かかったり、エラーで反映されない現象が重なったりと、運用開始にあたって非常に苦労した記憶があります。そんな状況を解決するために色々と模索した結果、辿り着いたのがチームシンクの導入でした。

Teamsはコロナ禍のために一時的に導入したわけではなく、今後も継続して使えるツールと位置付けています。先生方と受講者間でのチャット、教材等のファイル共有、小テストやアンケートを行うためのFormsなど、Teamsをコミュニケーション基盤とした環境の構築が今後更に重要になってきます。 実際、2022年の夏に学内全ての電話をTeams電話に切り替えました。Teamsがインストールされている全ての機器で通話が可能で、Teams専用の電話機も各部署に1台ずつ導入しています。また、教務職員にはハンドセットやヘッドセットを配布して、各々のPCで電話を掛けられるようにしているため電話機も不要です。これだけ大掛かりな切り替え作業にもかかわらず、オンプレミスでのPBXが不要だったためコストメリットがありました。 今後はチャットボットもTeamsで実現させ、問い合せ工数の削減にも繋げたい

現状、チームシンクは授業運用に関する部分のみで利用していますが、2,000程度ある授業の受講者情報を日々自動的に更新してくれています。おかげさまで、導入以後はこの運用に関しての問題は全くありません。今後は授業面だけでなく、例えばTeams電話に関する作業もカバーして一元管理できるようになれば非常に助かります。 特に、手作業やPowerShellによる登録となっている、ユーザーの追加、削除、電話番号の紐付け、グルーピングに対応できるようになればより利便性が高まることは間違いありません。今後の機能拡張によって、Teamsでの運用がさらに快適になることを期待しています。

「チームシンク for Microsoft Teams」の発売当初は、コロナ禍によるオンライン授業推進の障壁となる登録作業の負荷軽減を主な目的としていました。しかし現在では、Microsoft Teamsは多くの大学でコミュニケーションの基盤として活用が進んでいることを今回の取材で改めて認識することができました。今後も、快適なTeams運用になくてはならないサービスとなるよう、お客様の声を反映させて機能拡張して参ります。